Nach der Auswahl des Registers "Schriftverkehr" der Aktenansicht wird eine Liste der Dokumente aus "Schriftverkehr" zur Akte angezeigt, für die der angemeldete Nutzer den Zugriff über die Online-Plattform besitzt (z.B. Stellungnahmen). Hierbei kann entweder nur die Zeile mit der Information zum Dokument oder sowohl die Zeile mit der Information zum Dokument als auch das Dokument selber veröffentlicht sein (mit Link "öffnen" in Spalte "Dokument" der Liste).
In dieser Liste werden auch die "eigenen Dokumente" des angemeldeten Nutzers dargestellt, die er direkt über die Online-Plattform angelegt hat.
Aufbau der Liste
Folgende Angaben zu den einzelnen Dokumenten aus "Schriftverkehr" werden in den entsprechenden Spalten der Liste angezeigt:
•Kategorie (Schlüssel der dem Dokument zugeordneten Dokumentgruppe)
•Datum Erstellung
•Bezeichnung (Bezeichnung des Dokumentes)
•Dokument-ID (Brief-Nr. des Dokumentes)
•Adressat (Rolle) (Name, Vorname und Namenszusatz des Adressaten)
•Status
Diese Spalte beinhaltet die Bezeichnung des Status für die Erledigung der Wiedervorlagen zum jeweiligen Dokument. Folgende Statusangaben sind hierbei möglich:
•offen - Es existiert noch mindestens eine nicht erledigte Wiedervorlage zum Dokument
•erledigt - Alle Wiedervorlagen zum Dokument sind erledigt.
•eigene Wiedervorlagen
In dieser Spalte wird zum jeweiligen Dokument vermerkt, ob noch offene Wiedervorlagen des angemeldeten Nutzers existieren und dazu das Datum der nächsten fälligen Wiedervorlage angezeigt. Weiterhin wird zum jeweiligen Dokument vermerkt, ob erledigte Wiedervorlagen des angemeldeten Nutzers existieren und das Datum der zuletzt erledigten Wiedervorlage angezeigt.
Beachten Sie bitte, dass die Wiedervorlagen durch den Sachbearbeiter der Akte erledigt werden.
•Dokument
Über den Link "öffnen" in dieser Spalte kann das jeweilige Dokument entweder heruntergeladen und mit einer gewählten Anwendung geöffnet oder zum Speichern angeboten werden.
•Signatur
Eine Datumsangabe in dieser Spalte verweist auf den Vermerk "Dokument ist signiert" zum angezeigten Datum.
Hinweis:
Die seit dem letzten Besuch des angemeldeten Nutzers in der betreffenden Akte neu hinzugekommen Dokumente aus "Schriftverkehr" werden in der Liste "blau" dargestellt.
Funktionen
Für die Liste "Schriftverkehr" sind folgende Funktionen über Schaltflächen verfügbar:
Aktualisieren
Über das Betätigen dieser Schaltfläche wird der Inhalt der Liste "Schriftverkehr" aktualisiert. Das ist z.B. wichtig, nachdem ein Dokument (z.B. Stellungnahme) in die Akte eingestellt wurde.
Formlose Nachricht erstellen
Über diese Funktion ist die Erstellung einer formlosen Nachricht möglich, die dann als Schriftverkehr geführt wird. Damit kann z.B. eine Stellungnahme abgegeben werden.
(Nähere Erläuterungen enthält das Kapitel Formlose Nachricht erstellen - Stellungnahme im Dokumentationsteil "Verwaltung der Vorhaben - Aktenansicht - Aktenansicht - Schriftverkehr".)
neues Dokument aus Vorlage erstellen
Über diese Funktion kann ein neues Dokument aus "Schriftverkehr" (z.B. Stellungnahme) aus einer Dokumentvorlage erstellt werden.
(Nähere Erläuterungen enthält das Kapitel Neues Dokument aus Vorlage erstellen im Dokumentationsteil "Verwaltung der Vorhaben - Aktenansicht - Aktenansicht - Schriftverkehr".)
Dokument in Akte einstellen
Über diese Funktion kann ein Dokument aus "Schriftverkehr" (z.B. Stellungnahme) mit oder ohne Signatur in die Akte eingestellt werden.
(Nähere Erläuterungen enthält das Kapitel "Dokument aus "Schriftverkehr" in Akte einstellen im Dokumentationsteil "Verwaltung der Vorhaben - Aktenansicht - Aktenansicht - Schriftverkehr".)
alle Dokumente herunterladen (zip)
Über diese Funktion ist der gleichzeitige Download aller Dokumente aus "Schriftverkehr" möglich, die in der Liste "Schriftverkehr" zur Akte in der Online-Plattform geführt werden.
Nach Betätigen dieser Schaltfläche wird dazu die Datei "Schriftverkehr.zip" angelegt. Abhängig von den Einstellungen des genutzten Browsers gibt es nun folgende Möglichkeiten für den Download:
•Im offenen Fenster "Öffnen von Schriftverkehr.zip" ist über Optionen zu entscheiden, wie mit der Datei nun zu verfahren ist ("Öffen mit" oder "Datei speichern"). Über ein Häkchen im Feld "Für Dateien dieses Typs immer diese Aktion ausführen" wird die gesetzte Option künftig festgelegt.
•Speichern dieser Zip-Datei im eingestellten Download-Verzeichnis (sofort oder mit Nachfrage)
•Öffnen der Datei Schriftverkehr.zip im Windows-Explorer (Standard) oder in anderer Anwendung